Mit jelent a PR - Public Relations
A PR-szakemberek alakítják egy szervezet arculatát. Ők építik a márkát, terjesztik a szervezet üzenetét, és minimalizálják a negatív publicitás hatását. Egy kis vállalatnál a PR-szakembernek lehetséges hogy sokféle szerepet be kell töltsőn - mint példaul a médikapcsolattartó, PR szakember kommunnikációs szakember. Nagyobb vállalatoknál vagy nagy PR-cégeknél a munkatársaknak több speciális szerepkörük lehet a különböző szervezeti igények kezelésére.
Menedzser vagy specialista
A szerepek felosztásának egyik módja a kommunikációs technikusok és a kommunikációs menedzserek közötti felosztás. A kommunikációs sapecialisták, PR-cikkírók. Ők készítik a sajtóközleményeket, hírleveleket, weboldaltartalmakat, beszédeket, blogokat és a közösségi médiában megjelenő posztokat. A menedzserek az átfogó képet kezelik, felmérik az elérendő PR-célokat vagy a megoldandó problémákat, és meghatározzák a szükséges PR-stratégiát.
Különböző szervezeti küldetések
Egy másik módja a PR szegmentálásának, ha megnézzük, hogy a különböző szerepkörök mit teljesítenek a szervezet számára:
A válságkezelés a szervezetet érintő vészhelyzetekkel foglalkozik. Segítenek a vészhelyzetek kezelésére vonatkozó irányelvek kialakításában, például abban, hogy ki kommunikálhat a médiával, és hogyan osztja meg a vezetőség az információkat az alkalmazottakkal.
A kapcsolatmenedzsment a nyilvánosság fontos szegmenseivel, például az ügyfelekkel és a riporterekkel való kapcsolatok kiépítésére és fenntartására irányuló stratégiákat alakít ki.
Az arculatmenedzsment szakemberek azon dolgoznak, hogy a vállalatot társadalmilag felelősnek, együttérzőnek és a közösségben részt vevőnek mutassák be.
Az erőforrás-menedzsment megvizsgálja a szervezet PR-jának költségvetését és erőforrásait, és kitalálja, hogyan lehet a lehető legjobban kihasználni azokat.
Egy szervezetnél általában több szerepet is be kell töltenie a PR-csapatnak. A kapcsolatok kezelése és a vállalat imázsának alakítása sok jó hírnevet generálhat. Amikor válsághelyzet vagy negatív hír tör ki, a PR szerepe kell, hogy legyen az eseményekből eredő károk vagy visszahatások minimalizálása.
Különböző készségek
A különböző PR-szerepek különböző készségeket igényelnek. A PR-kommunikációs szakembereknek jó íróknak kell lenniük. Tehetségük abban rejlik, hogy olyan erős képekkel és felidéző nyelvezettel rendelkező üzeneteket írjanak, amelyek a hallgatóságot arra a pontra irányítják, ahová a szervezet szeretné, hogy eljussanak. Ezek a technikusok végrehajtják a vezetők által felvázolt stratégiát.
A kommunikációs vezetők inkább a nagy egészben gondolkodnak. Nem kell, hogy ők maguk is tehetséges írók legyenek, de ők határozzák meg a célokat azoknak, akik azok. A kommunikációs vezetők a vezetői asztalnál foglalnak helyet, ahol megvitatják a stratégiát, az erőforrás-gazdálkodást és azt, hogy a rendelkezésre álló erőforrások mellett hogyan lehet javítani a vállalat imázsán vagy kapcsolatokat építeni. Néha figyelik a szervezet sikerét fenyegető potenciális veszélyeket, majd PR-stratégiát dolgoznak ki a probléma elhárítására.
A szerepeket semmi más nem köti, csak a képességek és a lehetőségek. Egy képzett technikus különböző helyzetekben az imázsmenedzsmentről a kapcsolatmenedzsmentre válthat. Ha a technikusok rendelkeznek a megfelelő képességekkel, előbb-utóbb feljebb léphetnek, és kommunikációs menedzserré válhatnak.
Hogyan kezeld céged PR-ját?
Építs kapcsolatokat: első körben térképezd fel kik azok a média szereplők, újságírók vagy influenszerek, akik abban a témakörben tevékenykedbek, amely közel áll a céged által forgalmazott termékek, szolgáltatások témakörével. Építs ki kapcsolatokat ezekkel az emberekkel és segítsd a munkájukat ahol lehetőséged van rá, így biztos lehetsz abban, hogy amikor neked szükséged lesz rájuk kikehez kell fordulnod és már van egy kiépített kapcsolati hálód, hogy elérd a megfelelő embereket.
Figyeld a médiát: állíts be értesítéseket - Google Alert - különböző kulcsszavakra melyek során értesülsz minden rólad megjelenő online cikkről, említésről. Állits be alerteket negativ eseményekre is amelyek előfordulhatnak, hogy már megjelenésükkor értesülj róluk, nehogy túl későn jusson el az információ hozzád. Nagyobb cégeknél érdemes médiafigyelő szoftvereket is hadba állítani. Ezek nem csak a figyelésben, de a reagálásban is nagy segítséget jelentenek.
Onlien interakció: nincs a a panasz amit nem lehet kezelni. Ez szimpla tény. A problémák 99%-a orvosolható, ha megfelelően reagálunk a vásárlói kérdésekre, panaszokra. A PR mint public ralation a publikumról szól. Arról hogyan tudjuk őket kezelni. Válaszolj az online lérdésekre, social média kommentekre és ne hagy őket figylemen kívül. Ha panasszal fordulnak hozzád vedd komolyan és keresd meg annak forrását és győződj meg róla, hogy nem fordul elő többé.
Pozitív PR: Mindig tedd közzé a jóhíreket. Használd az első pontban kiépített kapcsolatrendszered és tudasd a kapcsolataiddal, ha valami pozitív történik a céged életében. Lehet ez egy új munkatárs felelős beosztásban, vagy egy jótékonysági fellépés. A lényeg, hogy mindent lásson a közönséged ami pozitív.